»Lifestyle-Teilzeit« und »Back-to-Office« als Rezept zur Generierung von Schwarmintelligenz: Die vergangene Woche war für eine Arbeitswissenschaftlerin spannend und hatte in Bezug auf die Auseinandersetzung mit modernen Arbeitsumgebungen einiges an Debatte im Programm. Und es gab mal wieder einiges zu besprechen. Auch unser Institut hat dazu einen Teil beitragen können. Ich fasse in diesem Beitrag einige Fakten und Erkenntnisse aus jahrelanger empirischer Forschung und ganz praktischer Begleitung einer Vielzahl von Organisationen zusammen.
Erkenntnis 1: Damit aus dem »Back to Office« echter Mehrwert entsteht, braucht es mehr als eine Verschärfung der Anwesenheitspflicht und Ansagen von oben.
Der derzeit verstärkt berichtete Trend »zurück« ins Office muss mehr sein als nur die Ansage, dass der Präsenzanteil im Büro wieder erhöht wird. Allzu häufig geschieht dies mit sehr pauschalen Begründungen, leider oft auch kaschiert als »Empfehlung«, deren Umsetzung dann an den direkten Führungskräften hängenbleibt, ohne Hilfestellungen dazu, wie das mehrwertstiftend auszugestalten wäre. Unsere Erfahrung dazu: Gewollte und auch durchaus begründete Ziele wie »mehr Begegnung«, »mehr Gespräch«, »mehr Kreativität« oder »mehr übergreifende Zusammenarbeit« entstehen nicht »einfach so«, sondern diese Begegnung muss kuratiert sein, dem Zufall muss quasi auf die Sprünge geholfen werden. Erforderlich werden gemeinsame Teamtage, Büroumgebungen, die Begegnung und kreative Kollaboration aktiv unterstützen, bewusste Zeitgestaltung und vorbildliches Verhalten über ALLE Führungsebenen hinweg. »Kommt gefälligst rein und unterhaltet euch«, so die – ironisierende – Zusammenfassung einer Beratungsfirma vor einigen Monaten, das reicht eben nicht.
Erkenntnis 2: Der Mensch (=Mitarbeitende) ist durch Verlustaversion geprägt.
Und daher reagiert er vor allem dann empfindlich, wenn ihm etwas weggenommen wird, was er schon mal hatte. Dieser Effekt ist bekannt, und er wird durch wissenschaftliche Erklärungsmuster wie die »Wert-Beitrags-Theorie« untermauert. Welcher Nutzeffekt ist für mich als einzelner Mitarbeitender mit mehr Wahrscheinlichkeit erwartbar und relevant? Die Zeiteinsparung am Morgen, die Vermeidung des quälenden Staus, die einfachere Organisation von Abholpflichten versus möglicher, nicht sicherer, Effekte auf die Qualität der Zusammenarbeit im Kollegenkreis in mittlerer oder weiterer Zukunft, oder der Stimulierung neuer kreativer Ideen? Die Abwägung Homeoffice versus Präsenztag im Büro wird dann aus individueller Logik zumeist klar in Richtung des Verbleibes daheim ausfallen. Daher macht die stumpfe Ansage von oben wenig Sinn. Das Ziel muss erklärt und begründet, gemeinsam gestaltet und durch gezielte Büroentwicklung in Richtung von Activity Based Working, also den Arbeitsort flexibel nach der aktuellen Aufgabe zu wählen, verstärkt werden.
Erkenntnis 3: Flexibilität bleibt ein entscheidender Faktor der Arbeitgeberattraktivität.
Auch wenn der Arbeitsmarkt sich derzeit zu drehen scheint und damit vereinbarkeitsorientierte Angebote vermeintlich weniger für das Recruiting relevant werden: Sie stehen auf den verschiedensten Rankings einschlägiger Befragungen ganz oben. Und dies, wohl angemerkt, wegen klassischer Kinderbetreuungspflichten, Pflegearbeit, Weiterbildung, Ehrenämtern, oder manchmal auch schlicht deshalb, weil man damit individuelle Belastungen einzudämmen versucht. Wir haben spätestens seit der Corona-Pandemie eine andere Selbstverständlichkeit für ortsflexible Arbeit, und das Interesse an Reizthemen wie der 4-Tage-Woche zeigt, allen politischen Aussagen zum Trotz, ein großes Interesse an orts- und zeitflexiblen Formen der Arbeitsgestaltung, die mit den Anforderungen heutiger Lebenswirklichkeiten in Übereinstimmung zu bringen sind. Wir kommen nicht darum herum, Bedürfnisse und Realitäten dahinter zur Kenntnis nehmen, wenn wir zukunftssicher gestalten wollen!
Erkenntnis 4: »Was machen wir wo?« ist eine erfolgskritische Frage.
Gerade aus dem Interesse einer möglichst produktiven Arbeitsgestaltung heraus wird es wesentlich, in flexibilisierten Arbeitskontexten intensiv an guten Antworten auf eine wichtige Frage zu arbeiten: »Was machen wir wo?« Wenn das Büro der Ort ist, wo ich Kolleginnen und Kollegen treffe, mich unkompliziert abstimmen, intensiv debattieren und kollaborativ arbeiten will, dann sollten die Arbeitsumgebungen dies flexibel möglich machen. »Activity based working« ist das Grundkonzept dahinter, das zonierte Büroflächen, ein gleichberechtigtes Nebeneinander von Meetingräumen, Begegnungsflächen einerseits und Rückzugsorten für konzentrierte Einzelarbeit andererseits möglich macht.
Erkenntnis 5: Die Taktung der Arbeit muss zum Arbeitsort passen.
Das bedeutet aber auch: Wenn mir all die mit den Präsenzzeiten im Büro assoziierten Ziele wichtig sind, muss ich als Arbeitgeber auch aktiv miteinberechnen, dass auf diesen Flächen eben genau das gemacht wird, was sich vielleicht erst auf den zweiten oder dritten Blick »rechnet«: Der informelle Austausch. Die eventuell etwas längere Mittagspause. Das Kreativmeeting, das sich länger streckt als ursprünglich geplant, aber ein wirklich belastbares und gemeinsam getragenes Ergebnis erzeugt. Die drei Kollegen, die sich länger über eine verpasste Vertriebschance austauschen. Die andere Kollegin, die der neuen Azubine ausführlich die Tücken der ERP-Software erklärt. Will heißen: Wir müssen dann auch unsere Erwartungen an Arbeitstaktung, Geschwindigkeit von Bearbeitungen, Reaktionszeiten, leistbaren Terminverpflichtungen und realisierbaren Arbeitsmengen anpassen. Und das gilt für uns alle. Seit Corona hat sich, auch dank der weit verbreiteten Nutzung moderner Kollaborationsumgebungen, sehr viel geändert. Wir alle, Führungskräfte, Mitarbeitende und externe Partner müssen dann eben auch akzeptieren, dass wir mehr »unverplante« Kalenderzeiten und zeitliche Puffer brauchen.
Erkenntnis 6: Die Mischung machts! Und diese Mischung ist unternehmensspezifisch.
Wir haben hierzu eine interessante Studie veröffentlicht, in der wir den richtigen »Mix« aus Arbeit im Büro und Arbeit im Homeoffice ermittelt haben. Gemeinsam mit der Techniker Krankenkasse konnten wir eine systematische Evaluationsstudie in Form einer Langzeitmessung vorlegen, welche die Arbeitsproduktivität über anderthalb Jahre mit Blick auf unterschiedliche Anteile von Homeoffice versus Präsenztage ermittelt hat. Zwei Erkenntnisse vorab: Rein outputseitig gesehen (=Anzahl bearbeiteter Versicherungssachbearbeitungsaufgaben) ist die Arbeit daheim stabil produktiver, aber dennoch braucht es auch die Arbeit im Büro, die zwar weniger direkten Output erzeugt, aber für vieles sorgt, was die insgesamte Arbeitsleistungsfähigkeit eben auch zur Voraussetzung hat: Der Austausch der Mitarbeitenden untereinander, das gemeinsame Lernen von Neuerungen, etc., das Onboarding von neuen Kolleginnen und Kollegen. Wir konnten also einen »Kipp-Punkt« ermitteln, in dem der Mix Zeitanteil im Homeoffice versus Zeitanteil im Büro produktivitätsseitig wieder in ein schlechteres Gesamtergebnis führte. Diese Studie wird heute veröffentlicht und auch in diesem Blog noch ausführlicher besprochen werden. Wir haben Sie unten verlinkt.
Erkenntnis 7: Teamverantwortliche Arbeitsgestaltung: Einfordern ist erlaubt.
Dies alles zeigt: In den Organisationen muss die Arbeitsgestaltung zur gemeinsamen Aufgabe werden, die die Mitarbeitenden miteinbezieht und gleichermaßen auch in die Pflicht nimmt. Wir haben als Institut im Kontext der starken Ausweitung hybrider Arbeit nach Corona mit dem Instrument der Teamcharta großen Erfolg, die ein Beispiel für so eine teamverantwortliche, an der gemeinsamen Leistungsfähigkeit orientierte, Arbeitsgestaltung ist. Sie ist ein Instrument, das Führungskräfte und deren Mitarbeitende gemeinsam ausarbeiten, um in der täglichen Zusammenarbeit im Mix von Arbeit in Präsenz und Arbeit an anderen Orten die notwendige Verbindlichkeit zu erzeugen und dabei möglichst die Bedürfnisse aller Kolleginnen und Kollegen miteinzubeziehen. Sie wird unter Nutzung verfügbarer Leitfragen erarbeitet, und endet in der gemeinsamen und von allen mitgetragenen Formulierung der getroffenen Verbleibe. Dabei geht es um alltagsrelevante Fragen von z. B. Erreichbarkeit, Präsenz, etc. Sie realisiert das Prinzip des »Geben und Nehmens«, da sie notwendigerweise Kompromisse erforderlich macht. Und, ganz wesentlich: der hierfür erforderliche Prozess der gemeinsamen Diskussion, der Wahrnehmung der Standpunkte der Mitarbeitenden und der Führungskraft und deren Wünsche und Anliegen ist dabei ebenso wichtig wie das Endprodukt selbst.
Sie basiert auf Grundüberzeugungen, wie sie ganz aktuell auch im Positionspapier des HR-ThinkTanks der DGFP zum Thema »Positive Leistungskultur« formuliert wurden, an dem ich mitarbeiten durfte. Das Papier wird getragen von der Grundüberzeugung, dass Menschen leisten und ihren Beitrag wirksam einbringen wollen, und auch, dass Unternehmen auf diese Leistungsbereitschaft einen Anspruch haben. Übersetzt in den hier pointierten Kontext hybrider Arbeit: Ein Gleichgewicht zu finden zwischen individueller Freiheit und Mitverantwortung für das Gesamtergebnis. Wer Flexibilisierungsvorteile in Anspruch nehmen will, muss auch etwas dafür tun, dass dies für die direkten Mitarbeitenden, Prozesspartner, Kunden und den Arbeitgeber gut funktioniert und mindestens so gute Leistung erzeugt wie ohne diese Flexibilisierungsoption. Individuelle Bedürfnisse und die Bedarfe der Gesamtorganisation müssen gleichberechtigt gemeinsam besprochen und gestaltet werden.
Erkenntnis 8: Mehr Mut zu empirisch begleiteten Experimentierräumen.
Als Arbeitswissenschaftlerin wünsche ich mir mehr empirische Grundlegung, die Kenntnisnahme bereits bestehender Erkenntnisse, statt anekdotischer Evidenz und pauschalen Forderungen. Ich wünsche mir seitens der Organisationen den Mut und die Investitionsbereitschaft, mit den Beschäftigten in einem partizipativen Prozess moderne Arbeitswelten zu gestalten. Und ich wünsche mir von der Politik und allen Sozialpartnern mehr Mut und Offenheit dafür, in wissenschaftlich begleiteten Experimentierräumen Erfahrungswerte zu produzieren, die validen Input für aktuelle politische Debatten rund um gesetzgeberische Maßnahmen beisteuern können. Unser aktueller Bezugspunkt dazu ist die seit Jahren andauernde Debatte um das Für- und Wider der Arbeitszeiterfassung und die Weiterentwicklung des Arbeitszeitgesetzes. Vorhaben wie der von der Fraunhofer-Gesellschaft und der Leibniz-Gemeinschaft getragene »Experimentierraum Wissenschaftsarbeit« können einen Beitrag dazu leisten, moderne Arbeitsgestaltungsumgebung unter Wahrung gesundheitlicher Interessen der Mitarbeitenden und Interessen an attraktiven, innovationsförderlichen Arbeitsumgebungen zu entwickeln.
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