Fraunhofer IAO | Mensch-Technik-Interaktion
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NAVA

Niederschwelliges Automatisierungstool für Verwaltungsaufgaben durch Nutzung großer Sprachmodelle wie Chat-GPT.

Herausforderung

Durch zunehmende gesetzliche Vorgaben und erhöhte Compliance-Anforderungen nehmen Verwaltungsaufgaben kontinuierlich zu. Traditionelle Automatisierungsverfahren sind oft teuer, aufwändig und unflexibel. Große Sprachmodelle, bekannt geworden durch Chat-GPT, bieten nun die Möglichkeit, Verwaltungsaufgaben zu automatisieren, indem man in natürlicher Sprache beschreibt, wie die Aufgabe gelöst werden soll. Programmierung und Modellierung können so oft entfallen. Jedoch reicht ein Chat als Nutzungsschnittstelle nicht aus und es müssen Datenschutzfragestellungen und Schnittstellenprobleme gelöst werden. Ein zentrales Anliegen ist der Datenschutz: Es dürfen keine personenbezogenen Daten an externe KI-Dienste übermittelt werden. Gleichzeitig soll die Automatisierung für jedermann zugänglich sein, sodass auch Anwender ohne tiefgehendes technisches Wissen davon profitieren können. Eine hohe Usability ist daher essenziell. Zudem muss das System nahtlos in bestehende Prozesse integriert werden können, beispielsweise durch Import- und Exportfähigkeiten von Formularen.

Methodik

NAVA entwickelt eine Webanwendung, die entweder ein kommerzielles, externes Sprachmodell wie GPT-4o oder ein lokal installierbares, freies Sprachmodell nutzt. Zu Projektbeginn werden verschiedene Modelle untersucht, um dann ein geeignetes Sprachmodell auszuwählen. Zur Sicherstellung der DSGVO-Konformität werden personenbezogene Daten anonymisiert, bevor sie an externe Sprachmodelle übermittelt werden. Am Institut werden Anwendungsfälle von Wissenschaftlern und der Verwaltung gesammelt, um das NAVA-Tool gezielt zu gestalten. Diese Sammlung ermöglicht eine präzise Ausrichtung der Tool-Entwicklung an den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer. Im Anschluss daran wird das Tool entwickelt und durch umfangreiche Nutzertests auf seine Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit hin überprüft. Nach der Entwicklungs- und Testphase erfolgt ein testweiser Einsatz des Tools am Institut mit ausgewählten Pilotanwendern. Diese Phase dient dazu, das Tool unter realen Bedingungen zu evaluieren und eventuell notwendige Anpassungen vorzunehmen. Schließlich wird die Anwendung bei der Actimi GmbH eingesetzt, wo eine abschließende Evaluation erfolgt. Basierend auf dem Feedback und den Ergebnissen dieser Evaluation wird das Tool gegebenenfalls überarbeitet, um seine Effektivität und Benutzerfreundlichkeit weiter zu verbessern.

Ergebnis

  •  Niederschwelliges, webbasiertes Automatisierungstool für Verwaltungsaufgaben
  • Anonymisierungslösung zur DSGVO-Konformen Nutzung externer, großer Sprachmodelle wie GPT-4o (Chat-GPT)
  • Einbindung von Dateiformaten wie Word oder PDF
  • Erweiterungsschnittstelle für die Anbindung an externe Systeme